Công văn nêu rõ, trong thời gian hoàn tất các hướng dẫn theo Điều 64 Luật Trồng trọt và để góp phần tăng cường hiệu quả công tác quản lý mã số vùng trồng phục vụ xuất khẩu, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn yêu cầu các Sở NN&PTNT giao nhiệm vụ và chỉ đạo cơ quan chuyên môn về bảo vệ và kiểm dịch thực vật tại địa phương thực hiện và chịu trách nhiệm toàn bộ việc thiết lập, kiểm tra thực tế, hoàn thiện hồ sơ, cấp mã số và bảo đảm duy trì các điều kiện kỹ thuật đối với các mã số vùng trồng, cơ sở đóng gói đã cấp.
Toàn bộ các thông tin về diện tích, sản lượng, sự đồng thuận các hộ nông dân tham gia vào vùng trồng cũng như các điều kiện kỹ thuật khác phải được các cơ quan chuyên môn địa phương kiểm tra, xem xét đầy đủ trước khi gửi báo cáo về Cục BVTV.
Cơ quan chuyên môn địa phương lưu trữ và chịu trách nhiệm về tính chính xác, phù hợp của hồ sơ.
Trường hợp xuất khẩu, các địa phương rà soát các mã số đã cấp, đối chiếu với quy định của nước nhập khẩu và tập hợp danh sách báo cáo về Cục Bảo vệ thực vật để gửi nước nhập khẩu để được nước nhập khẩu phê duyệt hoặc cấp mã số.
Nước nhập khẩu có thể tiến hành kiểm tra trực tiếp hoặc trực tuyến trước khi phê duyệt và cấp mã số cho các vùng trồng, cơ sở đóng gói này.
Giải quyết ngay các hồ sơ đề nghị của chủ sở hữu hoặc người đại diện vùng trồng, cơ sở đóng gói trên cơ sở tuân thủ đúng quy định, minh bạch, trách nhiệm.
Trong trường hợp chưa đạt yêu cầu, phải có hướng dẫn cụ thể, rõ ràng, tránh để người dân, doanh nghiệp đi lại nhiều lần.
Thực hiện giám sát định kỳ các vùng trồng, cơ sở đóng gói đã được cấp mã số theo đúng hướng dẫn và quy định của nước nhập khẩu, đảm bảo các vùng trồng, cơ sở đóng gói này luôn luôn duy trì được tình trạng đáp ứng yêu cầu của nước nhập khẩu.
Tần suất giám sát là tối thiểu một lần/năm, đối với vùng trồng thì thực hiện giám sát trước vụ thu hoạch. Báo cáo kết quả giám sát hàng quý về Cục BVTV.
Thực hiện thu hồi mã số đã cấp với các vùng trồng, cơ sở đóng gói không đáp ứng quy định của nước nhập khẩu hoặc theo yêu cầu của nước nhập khẩu hoặc phát hiện vi phạm quy định về kiểm dịch thực vật, an toàn thực phẩm nhiều lần hoặc phát hiện gian lận, tranh chấp trong sử dụng mã số.
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn các tỉnh, thành phố cập nhật đầy đủ thông tin trên cơ sở dữ liệu quốc gia về vùng trồng và cơ sở đóng gói xuất khẩu, hướng dẫn người dân, doanh nghiệp sử dụng phần mềm Nhật ký đồng ruộng, phần mềm Quản lý cơ sở đóng gói để cập nhật đầy đủ các thông tin theo yêu cầu của nước nhập khẩu.